Za svako poslovanje unutar Hrvatske određen je rok i način čuvanja poslovne dokumentacije. Propisi za obvezu čuvanja poslovne dokumentacije mogu se pronaći u Zakonu o računovodstvu, Općem poreznom zakonu, Zakonu o porezu na dohodak i drugim sličnim propisima. U ovom članku ćemo proći kroz rokove, načine i ostala pravila vezana uz čuvanje dokumentacije.
Smatramo bitnim naglasiti da je i nakon brisanja trgovačkog društva iz sudskog registra računovodstvenu dokumentaciju potrebno čuvati u zakonski propisanim rokovima. Ta obveza pada na likvidatora, koji može osobno čuvati dokumentaciju ili je povjeriti na čuvanje.
Poslovne knjige, financijski izvještaji i prezne prijave
Proučavajući Zakon o računovodstvu možemo razaznati naredne obveze u kategorijama knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga:
Za knjigovodstvene isprave vrijedi:
- trajno čuvanje – isplatne liste, analitička evidencija o plaćama (JOPPD obrazac),
- najmanje 11 godina – temeljne isprave unosa u dnevnik i glavnu knjigu,
- najmanje 11 godina – temeljne isprave unosa u pomoćne knjige.
Za poslovne knjige vrijedi:
- najmanje 11 godina – dnevnik i glavna knjiga,
- najmanje 11 godina – pomoćne knjige.
Rok čuvanja kreće nakon zadnjeg dana poslovne godine na koju se ta dokumentacija odnosi.
Lokacija i oblik čuvanja dokumentacije
Lokacijski se navodi da je mjesto čuvanja isprava u Republici Hrvatskoj, ali se poduzetnik može odlučiti na čuvanje poslovnih knjiga izvan Hrvatske isključivo u članicama Europske Unije. Bitno je napomenuti da je pri odluci čuvanja izvan Hrvatske poduzetnik u svakom trenutku odgovoran za poslovne knjige, te mora za to nadležnim tijelima nadzora u svakom trenutku omogućiti korištenje istih bez odgađanja.
Ako je drugim propisima propisano čuvanje ili odlaganje poslovnih knjiga u pojedinim registrima ili bazama, ne može se bez pisane suglasnosti nadležnog tijela, čuvati poslovne knjige izvan Hrvatske.
Način čuvanja je također propisan navedenim zakonima za knjigovodstvene isprave, poslovne knjige i financijska izvješća.
Navedeni propisi obvezuju na čuvanje dokumentacije u papirnatom obliku, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade.
Elektronički zapis
U slučaju da se poslovne knjige vode u elektrničkom zapisu bitno je na kraju poslovne godine glavnu knjigu:
- zaštititi tako da u istoj nisu moguće izmjene pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova, te da se ista u svakom trenutku može otisnuti na papir. Također se mora elektronički potpisati sukladno Zakonu o elektroničkom potpisu, ili,
- otisnuti na papir i uvezati na način da nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova i moram biti potpisana od strane ovlaštene osobe za zastupanje poduzetnika.
Savjet: Za pravilno pohranjivanje ako se odlučite na digitalnu pohranu dokumentacije savjetujemo potpisivanje elektroničkim potpisom skuladno Zakonu o elektroničkom potpisu. Istim ovlaštena osoba potpisuje i garantira izvornost dokumentacije. Besplatno se možete digitalno potpisati koristeči osobnu iskaznicu i Certila programski paket, ili koristeči plaćene usluge poput FINA tokena i slično.
Istek roka čuvanja
Kada istekne rok čuvanja dokumentacije, porezni obveznici ne smiju svojevoljno pristupiti uništenju dokumentacije, a za pravilno postupanje sve se definiralo Zakonom o arhivskom gradivu i arhivama. Stoga je bitno i to uzeti u obzir.
Po isteku roka, obvezni se nadležnom arhivu podnijeti prijedlog za uništavanje određene dokumentacije. Taj prijedlog mora sadržavati:
- popis o vrsti dokumentacije,
- količinu dokumentacije,
- vrijeme nastanka dokumentacije,
- osnova za izlučivanje (u ovom slučaju propisani rokovi čuvanja).
Po dobivanju službenog odobrenja smijete pristupiti uništavanju dokumentacije. Također je bitno poduzeti sve potrebne mjere o zaštiti tajnosti podataka i mjere zaštite okoliša.
Zaključak
Iz svega navedenog vidljivo je da propisi jasno definiraju obvezu i rokove čuvanja poslovne dokumentacije, što obuhvaća sve od isplatnih lista, glavne knjige, pa do financijskih izvještaja. Neovisno o tome vodi li se poslovanje digitalno ili papirnato, nužno je pridržavati se zakonskih rokova i procedure – uključujući i odgovarajuće elektroničko potpisivanje, ali i arhiviranje nakon isteka rokova. Iz svega navedenog proizlazi da je ispravno i pravovremeno čuvanje dokumentacije ključno za ispunjavanje zakonskih obveza, zaštitu poslovnih interesa te održavanje povjerenja u kvalitetu računovodstvene evidencije.